O cadastro de contratos de suprimentos pode ser moroso devido a quantidade de informações a preencher e muitas vezes a empresa adota certas padronizações que se repetem para todos os contratos, havendo um risco caso alguma dessas informações não seja preenchida.
Visando ajudar nessa questão, temos parâmetros e configurações que padronizam certos campos ao cadastrar novos contratos.
Cadastro Inicial do Contrato:
Padronizar a “Situação da empresa” de cada usuário/perfil no cadastro de contratos.
Autorização de usuário/perfil “13. Poderá incluir/consultar/editar somente contratos na situação selecionada.”.
A autorização pode ser definida em Segurança> Autorizações > Usuários ou Perfis > Suprimentos > Contratos, onde o usuário/perfil pode ser predefinido para consultar e cadastrar apenas contratos na situação da empresa contratante, contratada, ou simplesmente não ter a autorização marcada e conseguir consultar e cadastrar ambas as situações.
Padronizar o “Tipo de item” no cadastro de contratos.
Parâmetro “147 - Padrão de tipo de itens para contratos no sistema de Contratos e Medições.”
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde o tipo de item poderá ser padronizado entre as opções “Insumos” ou “Serviços”.
Impostos e Valores Permitidos para o Contrato:
Padronizar os “impostos” no cadastro de contratos e definir quais valores são permitidos nos itens (mão de obra, material ou ambos).
Essas padronizações serão feitas com base no “Tipo de Contrato” selecionado para o contrato em questão.
Os tipos de contrato podem ser configurados em Suprimentos > Contratos e Medições > Contratos > Tipos de Contratos, onde cada tipo deverá ter definido o “Valores para contratos” e os “Impostos padrões para os contratos”.
Com isso, ao cadastrar o contrato usando um tipo específico, os preços permitidos para os itens seguirão a definição dos “Valores para contratos”, e cada obra inserida no contrato receberá automaticamente os impostos predefinidos.
Caução de Contrato:
Padronizar o “Documento para os títulos” de caução dos contratos.
Parâmetro “52 - Código do documento para títulos referentes a caução”.
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde a opção poderá ser padronizada selecionando um Documento cadastrado com a configuração “Documento de caução”. Os documentos são cadastrados em Apoio > Documentos.
Padronizar o campo “Data de emissão dos títulos” de caução dos contratos.
Parâmetro “1273 - Definir a opção padrão a ser utilizada no campo "Data de emissão dos títulos" nas configurações de caução do contrato.”.
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde a opção poderá ser padronizada entre as opções “Data de vencimento” e “Data de cadastro do título”.
Permuta do Contrato:
Padronizar o “Documento para os títulos” de permuta dos contratos.
Parâmetro “204 - Código do documento para títulos a pagar referentes a permuta”.
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde a opção poderá ser padronizada selecionando um Documento cadastrado com a configuração “Documento de permuta”. Os documentos são cadastrados em Apoio > Documentos.
Previsão Financeira do Contrato:
Padronizar o campo “Documento de previsão” nas previsões dos contratos.
Parâmetro “311 - Código do documento padrão para geração de previsões de contratos.”.
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde a opção poderá ser padronizada selecionando um Documento cadastrado com a configuração “Documento de previsão”. Os documentos são cadastrados em Apoio > Documentos.
Padronizar o campo “Indexador para a parcela” nas previsões dos contratos.
Parâmetro “1 – Código do indexador neutro.".
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde a opção pode ser padronizada selecionando um Indexador cadastrado no sistema. Os indexadores são cadastrados em Apoio > Indexadores > Cadastros.
Muita cautela ao fazer essa alteração, pois o indexador neutro afeta várias telas e cálculos ao longo do sistema.
Configuração do Contrato:
Padronizar a opção “Permitir alteração do fornecedor nas liberações de medições” nas configurações dos contratos.
Parâmetro “1274 - Definir a opção padrão a ser utilizada no campo "Permitir alteração do fornecedor nas liberações de medições" nas configurações do contrato.”.
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde a opção poderá ser padronizada entre as opções “Não permitir” e “Permitir somente para representantes”. A opção “Permitir para todos” não está disponível no parâmetro por se tratar de uma configuração sensível, que deve ser aplicada pontualmente apenas caso extremamente necessário.
Com isso, ao criar contratos, o campo “Permitir alteração do fornecedor nas liberações de medições” na configuração dos contratos será gerado de acordo com a configuração definida no parâmetro.
Padronizar o campo “Limite de dias para o registro de medições” nas configurações dos contratos.
Parâmetro “694 - Definir a quantidade de dias padrão a ser utilizado no campo "Limite de dias para o registro de medições" nas configurações do contrato.".
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde deve-se preencher o limite de dias desejado, podendo preencher entre 0 e 10000.
Padronizar o campo “E-mail a ser notificado” nas configurações dos contratos.
Parâmetro “875 - Endereço de e-mail que receberá a notificação prévia ao término do contrato.".
O parâmetro pode ser acessado em Segurança > Administração > Parâmetros, onde deve-se preencher o e-mail desejado para padronização.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!